Fase 2: Testdag + Daycare

Fase 2 bouwt voort op de platformkern (Fase 1a) en trainingen (Fase 1b). Dit is de dagelijkse operatie: testdagen als gateway, daycare boekingen, check-in/out en capaciteitsbeheer. In totaal 24 user stories.

Openingstijden

Alle boekingen worden gevalideerd tegen het vaste weekrooster. Het systeem blokkeert boekingen buiten deze tijden.

Dag	Brengen	Ophalen
Maandag	7:00 - 10:00	16:00 - 18:30
Dinsdag	7:00 - 10:00	16:00 - 18:30
Woensdag	8:00 - 10:00	gesloten
Donderdag	7:00 - 10:00	16:00 - 18:30
Vrijdag	7:00 - 10:00	16:00 - 18:30
Zaterdag	8:00 - 10:00	gesloten
Zondag	gesloten	gesloten

Woensdag en zaterdag zijn “brengen-only” dagen voor boarding honden die al verblijven. Testdagen zijn alleen beschikbaar op ma, di, do, vr.

Klantflows

Testdag boeken

De testdag is verplicht voor elke nieuwe hond. Zonder goedgekeurde testdag kan de klant geen daycare, boarding of training boeken.

Route: /bookings/new

Stap 1: Dienst kiezen

De klant ziet de lijst met diensten. Bij honden waar trial_day_passed = false is alleen de optie “Testdag” zichtbaar. Alle andere diensten zijn geblokkeerd met een melding dat eerst een testdag vereist is.

Stap 2: Hond selecteren

Checkboxes per hond. Alleen honden zonder goedgekeurde testdag worden getoond. Het systeem controleert vaccinaties: verlopen vaccinaties blokkeren de boeking, bijna verlopen (binnen 30 dagen) toont een waarschuwing maar staat de boeking toe.

Stap 3: Datum kiezen

Kalender met beschikbaarheid. Alleen maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag zijn kiesbaar. Grijze dagen zijn vol. Testdagen tellen mee in de daycare capaciteit (geboekte daycare + testdagen <= limiet).

Als alle beschikbare dagen vol zijn, krijgt de klant een melding dat er geen plek is.

Stap 4: Overzicht en bevestigen

Samenvatting met:

Hond(en) en datum
Prijs: 35 AWG eerste hond, 17,50 AWG per extra hond (50% korting)
BBO (6%) en BAZV (1,5%) inbegrepen in het totaal
Betaaloptie: Sentoo betaallink

Na bevestiging krijgt de boeking status pending. Er wordt een factuur aangemaakt met Sentoo betaallink. De klant ontvangt een bevestigingsmail met de betaallink.

Foutafhandeling:

Hond heeft al een testdag gehad: testdag-optie wordt niet getoond
Verlopen vaccinatie: boeking geblokkeerd, melding om vaccinaties bij te werken
Datum buiten beschikbare dagen: niet selecteerbaar in de kalender
Capaciteit vol: datum is grijs, niet kiesbaar

Na betaling: de boeking status blijft pending tot het hotel bevestigt. Na de fysieke testdag keurt de admin de hond goed of af.

Daycare drop-in boeken

Beschikbaar voor honden met een goedgekeurde testdag.

Route: /bookings/new

Stap 1: Dienst kiezen

De klant kiest “Daycare Drop-in” uit de dienstenlijst.

Stap 2: Hond selecteren

Checkboxes per hond. Alleen honden met trial_day_passed = true worden getoond voor daycare. Het systeem voert een vaccinatiecheck uit:

Verlopen vaccinatie: boeking geblokkeerd
Bijna verlopen (binnen 30 dagen): waarschuwing, boeking nog mogelijk

Stap 3: Datum kiezen

Kalender met beschikbaarheid. Het systeem controleert capaciteit: daycare_geboekt + testdagen <= daycare_limiet. Bij een volle dag toont het systeem beschikbare alternatieve data in dezelfde week. De klant kan een alternatieve datum kiezen of de boeking afbreken.

Stap 4: Bijzondere instructies

Optioneel vrij tekstveld per hond voor speciale wensen of aandachtspunten.

Stap 5: Overzicht en bevestigen

Samenvatting met:

Hond(en), datum, dienst
Prijs: 35 AWG per hond per dag (geen korting op daycare)
BBO en BAZV inbegrepen
Betaaloptie: Sentoo betaallink

Na bevestiging: status pending, factuur met Sentoo link, bevestigingsmail.

Foutafhandeling:

Geen goedgekeurde testdag: daycare is niet zichtbaar als dienst
Capaciteit vol: alternatieve data worden getoond
Alle data vol: melding dat er deze week geen plek is

Hondprofiel uitbreiden

In Fase 2 wordt het hondprofiel uitgebreid met extra velden die bij onboarding (Fase 1a) nog niet bestonden.

Route: /dogs/[id]/edit

De klant kan nu de volgende extra gegevens invullen:

18 gedragskenmerken (checkboxes) Een reeks persoonlijkheidskenmerken die het hotel helpen om de hond goed in te delen. Dit zijn checkboxes naast het bestaande vrije tekstveld voor gedragsnotities.

Dierenarts toestemming Toestemming om een dierenarts in te schakelen bij nood (ja/nee). Optioneel een maximaal bedrag.

Vlooienbehandeling datum Datum van de laatste vlooien- en wormbehandeling. Het systeem controleert of deze binnen 30 dagen voor check-in valt.

Bezoekhistorie hond

Route: /dogs/[id]

Op het hondprofiel ziet de klant nu een sectie “Bezoekhistorie” met de laatste boekingen. Per boeking: datum, dienst, status. Dit geeft de klant overzicht over hoe vaak de hond bij het hotel is geweest.

Boeking annuleren (klant)

Route: /bookings/[id]

De klant kan een boeking annuleren als de status pending of confirmed is. Bij status checked_in of checked_out is annulering niet meer mogelijk.

Wat de klant ziet:

Boekingsdetails (hond, dienst, datum, bedrag)
Knop “Annuleren” (alleen bij pending of confirmed)
Bevestigingsdialoog met waarschuwing

Wat er gebeurt bij annulering:

Systeem controleert of de deposit al betaald is
Als de deposit betaald is: annulering bevestigd, deposit is niet-restitueerbaar
Factuurstatus wordt cancelled
Notificatie naar klant en admin
Capaciteit komt vrij voor andere klanten

Foutafhandeling:

Status is checked_in: annuleerknop niet zichtbaar
Dubbele annulering: niet mogelijk, status is al cancelled

Adminflows

Testdag goedkeuren of afkeuren

Route: /admin/bookings/[id]

Na de fysieke testdag opent de admin de boekingsdetails. Hier kan de admin:

De hond goedkeuren: trial_day_passed = true wordt ingesteld. Daarnaast stelt de admin group_play_approved in (ja/nee) om aan te geven of de hond geschikt is voor groepsspel.
De hond afkeuren: trial_day_passed blijft false. De hond kan geen andere diensten boeken.

Na goedkeuring ontvangt de klant een notificatie dat de hond is goedgekeurd en dat andere diensten nu beschikbaar zijn. Bij afkeuring ontvangt de klant een notificatie met de reden.

Check-in met checklist

Route: /admin/bookings/[id]

De admin opent de boeking en klikt op “Check-in”. Het systeem toont een 9-punten checklist die allemaal afgevinkt moeten worden:

Vaccinaties up-to-date (min. 7 dagen voor check-in, max 12 maanden oud)
Vlooien/wormbehandeling binnen 30 dagen
Hond is schoon, geen teken/vlooien zichtbaar
Niet zwanger of loops
Geen tekenen van ziekte of agressie
Hond aan vaste riem (geen flexilijn)
Medicatie in originele verpakking met etiket (indien van toepassing)
Voedsel in ziploc zakjes gelabeld AM/PM met naam hond
Vaccinatieboekje aanwezig

Onder de checklist toont het systeem de bijzonderheden (special_notes) en gedragsnotities van de hond, zodat de medewerker weet waar hij op moet letten.

Na het afvinken van alle punten en bevestigen:

Tijdstip wordt vastgelegd
Status wijzigt naar checked_in
Automatische notificatie naar de klant

Foutafhandeling:

Niet alle checklistpunten afgevinkt: check-in knop blijft inactief
Boeking is niet confirmed: check-in knop niet beschikbaar

Check-out

Route: /admin/bookings/[id]

De admin klikt op “Check-out” bij een boeking met status checked_in.

Wat er gebeurt:

Tijdstip wordt vastgelegd
Status wijzigt naar checked_out
Automatische notificatie naar de klant

Boeking annuleren namens hotel

Route: /admin/bookings/[id]

De admin kan een boeking annuleren ongeacht de betaalstatus. Dit is voor situaties waar het hotel de boeking niet kan nakomen.

Verplichte velden:

Reden voor annulering (tekstveld, verplicht)

Wat er gebeurt:

Status wijzigt naar cancelled
Bij een betaalde boeking: volledige terugbetaling
Notificatie naar de klant met de opgegeven reden
Notificatie naar de admin ter bevestiging

Het verschil met klant-annulering: het hotel geeft altijd volledige terugbetaling, ook na betaling.

Dashboard “Vandaag”

Route: /admin

De “Vandaag” sectie op het admin dashboard toont vier blokken:

Check-ins verwacht Lijst met honden die vandaag worden gebracht. Per regel: naam hond, naam eigenaar.

Check-outs verwacht Lijst met honden die vandaag worden opgehaald. Per regel: naam hond, naam eigenaar.

Aanwezige honden Alle honden die op dit moment in het hotel zijn (status checked_in).

Daycare capaciteit Indicator die toont hoeveel plekken bezet zijn versus de limiet. Bijvoorbeeld: “28/40 honden”.

Kalender- en lijstweergave boekingen

Route: /admin/bookings

Twee weergaven:

Kalenderweergave (standaard) Per dag welke honden aanwezig zijn, met kleurcodering per dienst (testdag, daycare, boarding, training).

Lijstweergave Tabel met alle boekingen. Filters beschikbaar op:

Status (pending, confirmed, checked_in, checked_out, cancelled)
Datum (van/tot)
Dienst (testdag, daycare, boarding, training)

Per boeking: hond, eigenaar, dienst, datum, status, bedrag.

Klant aanmaken namens klant

Route: /admin/clients/new

Voor telefonische aanmeldingen. De admin vult hetzelfde formulier in als bij klantregistratie:

Persoonlijke gegevens (naam, telefoon, WhatsApp, adres, noodcontact)
Optie om direct een hond toe te voegen

Na opslaan bestaat het klantaccount en kan de admin er boekingen aan koppelen.

Boeking aanmaken namens klant

Route: /admin/bookings/new

De admin maakt een boeking aan voor een bestaande klant:

Klant selecteren (zoeken op naam/email) of direct een nieuwe klant aanmaken
Dienst kiezen (testdag, daycare, etc.)
Hond(en) selecteren met vaccinatiecheck
Datum kiezen met capaciteitscheck
Bijzondere instructies invullen
Factuur direct aanmaken met Sentoo betaallink

Het systeem voert dezelfde validaties uit als bij een klantboeking: vaccinatiecheck, capaciteitscheck, openingstijdenvalidatie.

Interne notities per klant

Route: /admin/clients/[id]

De admin kan interne notities toevoegen aan een klantprofiel. Deze notities zijn alleen zichtbaar voor admin en medewerkers, niet voor de klant. Handig voor afspraken, bijzonderheden of communicatiegeschiedenis.

CSV export

Route: /admin/invoices

De admin kan facturen en klantgegevens exporteren als CSV-bestand. Dit is bedoeld voor de boekhouder. De export bevat alle factuurregels met bedragen, belastingen en betaalstatus.

Vaccinatie reminders

Automatisch (systeem)

30 dagen voor de vervaldatum van een vaccinatie stuurt het systeem een reminder-email naar de klant. De admin kan in het hondenoverzicht (/admin/dogs) filteren op honden met verlopen of bijna verlopen vaccinaties.

Betaalherinneringen

Automatisch (systeem)

Het systeem stuurt automatische betaalherinneringen bij openstaande facturen:

Dag 3 na factuurdatum: eerste herinnering per email
Dag 7: tweede herinnering per email
Dag 14: notificatie naar de admin voor handmatige opvolging

De admin ontvangt de dag-14 notificatie op het dashboard onder “Meldingen”.