Het plan voor Dog Hotel Aruba
Jullie bedrijf verdient beter
Section titled “Jullie bedrijf verdient beter”Dog Hotel Aruba bestaat sinds 2016. Jullie hebben iets opgebouwd waar klanten van houden. Honden die aan de deur trekken om naar binnen te gaan. Een team dat elke hond kent. Drie buitenruimtes, een zwembad, airco kamers. Trainingen die vol zitten.
Maar achter de schermen loopt het anders. De administratie kost meer tijd dan de zorg voor de honden.
Herken je dit?
Section titled “Herken je dit?”Het is maandagochtend. Je telefoon staat vol WhatsApp berichten.
“Hoi, kan Bella volgende week woensdag tot vrijdag?” “Is er nog plek voor Max op de testdag?” “Ik heb betaald, hier is mijn bewijs” “Zijn de vaccinaties van Luna nog geldig?”
Je scrollt door gesprekken. Checkt handmatig de kalender. Opent Invoice2go om een factuur te maken. Vergelijkt het bankoverzicht met openstaande facturen. Tussendoor komen de eerste honden binnen.
Dit is geen uitzondering. Dit is elke dag.
Invoice2go is een factuur-tool. Jullie runnen een bedrijf.
- Klantgegevens zitten in WhatsApp, op papier, in je hoofd
- Boekingen worden gecoordineerd via berichten en telefoontjes
- Klanten kunnen niet zelf boeken, ze zijn afhankelijk van jouw reactietijd
- Betalingen worden handmatig gecontroleerd, “heeft deze klant al betaald?”
- Geen overzicht van wie er vandaag komt, welke kamers bezet zijn, welke vaccinaties verlopen
- Geen automatische herinneringen. Alles is manueel
Elke hond die jullie niet kunnen aannemen omdat de administratie te vol is, is omzet die wegloopt.
Stel je voor dat het anders kan
Section titled “Stel je voor dat het anders kan”Het is maandagochtend. Je opent de app.
Het dashboard laat zien: 8 check-ins vandaag, 3 daycare honden, Presidential Suite beschikbaar. Twee klanten hebben gisteravond zelf geboekt en betaald via Sentoo. De facturen zijn automatisch aangemaakt. Een reminder is verstuurd naar een klant wiens vaccinatiebewijs over 2 weken verloopt.
Jij hoeft alleen de honden te verwelkomen.
Wat verandert er?
Section titled “Wat verandert er?”| Nu | Straks |
|---|---|
| Klant belt of WhatsAppt om te boeken | Klant boekt zelf online, 24/7, ook ‘s avonds |
| Jij checkt handmatig of er plek is | Systeem checkt capaciteit automatisch |
| Jij stuurt factuur via Invoice2go | Systeem maakt factuur + betaallink automatisch |
| Jij checkt of betaling binnen is | Bank betaling wordt automatisch gemarkeerd |
| Jij herinnert klanten aan verlopen vaccinaties | Systeem stuurt automatisch reminders |
| Jij houdt bij welke honden vandaag komen | Dashboard toont alles in een oogopslag |
| Jij berekent kortingen handmatig | Systeem berekent kortingen en belastingen automatisch |
| Klant heeft geen account | Klant heeft eigen portaal met alles op een plek |
Wat levert het concreet op?
Section titled “Wat levert het concreet op?”Tijd terug
Section titled “Tijd terug”- Naar schatting 10-15 uur per week minder aan administratie, op basis van de beschreven werkwijze (WhatsApp coordinatie, handmatige facturen, betaalcontrole, vaccinatie-opvolging)
- Dat is 40-60 uur per maand. Tijd die je besteedt aan de honden, aan het team, aan groeien
Geen fouten meer
Section titled “Geen fouten meer”- Nooit meer een boeking vergeten
- Nooit meer overboekt (het systeem blokkeert dit)
- Nooit meer een verlopen vaccinatie gemist
- Altijd correcte facturen met BBO en BAZV
Meer omzet
Section titled “Meer omzet”- Klanten boeken 24/7, niet alleen als jij je telefoon checkt
- Wachtlijst functie: als het vol is, staan klanten automatisch in de rij
- Paw Vouchers en Unlimited abonnementen zorgen voor voorspelbare inkomsten
Professioneler
Section titled “Professioneler”- Klanten krijgen een eigen account. Hondprofiel, boekingen, facturen, alles op een plek
- Digitale voorwaarden en waiver (geen papieren formulieren meer)
- Professionele facturen met bedrijfsgegevens en automatische belastingberekening
- In vier talen: Nederlands, Engels, Spaans en Papiamento
Wat wordt gebouwd?
Section titled “Wat wordt gebouwd?”Voor jullie klanten
Section titled “Voor jullie klanten”- Online registratie met hondprofiel, vaccinaties en voorwaarden
- Zelf boeken van testdag, daycare, boarding, training
- Online betalen via Aruba Bank, CMB of Banco di Caribe
- Eigen dashboard met boekingen, facturen en hondgegevens
Voor jullie
Section titled “Voor jullie”- Admin dashboard met dagelijks overzicht: check-ins, kamerbezetting, openstaande betalingen
- Boekingsbeheer met kalender, wachtlijst en automatische capaciteitscheck
- Automatische facturen met kortingen, BBO/BAZV en PDF
- Klant- en hondenbeheer met vaccinatie-tracking en reminders
- Trainingen met lesinplanning, voortgang en trainer notities
- CSV export voor de boekhouder
Aanpak: klein beginnen
Section titled “Aanpak: klein beginnen”We bouwen niet alles in een keer. We beginnen met het eenvoudigste onderdeel, testen de hele keten, en breiden stap voor stap uit.
| Fase | Wat | Resultaat |
|---|---|---|
| 0 | Fundament | Basis staat: inloggen, meertaligheid, beveiliging |
| 1 | Trainingen | Klanten boeken en betalen trainingen online |
| 2 | Testdag + Daycare | Dagelijkse operatie draait via de app |
| 3 | Boarding | Kamers, kortingen en facturen geautomatiseerd |
| 4 | Vouchers + Unlimited | Strippenkaarten en abonnementen |
Na elke fase is het platform direct bruikbaar. Fase 1 levert al waarde op: minder WhatsApp, automatische facturen, online betalingen.
Waarom geen standaard software?
Section titled “Waarom geen standaard software?”Standaard boekingssoftware voor hondenhotels bestaat (Gingr, PetExec, Kennel Connection). Maar die is gebouwd voor de Amerikaanse markt:
- Geen Sentoo, geen lokale Arubaanse banken
- Geen AWG als valuta
- Geen Papiamento
- $100-300 per maand, elk maand
- Geen aanpassing mogelijk aan jullie specifieke regels (testdag, concept-factuur, kortingsstaffels)
Na 2 jaar standaard software heb je $2.400-7.200 uitgegeven aan licenties, en het is nog steeds niet op maat.
Wat doet dit met de waarde van het bedrijf?
Section titled “Wat doet dit met de waarde van het bedrijf?”Een hondenhotel dat draait op WhatsApp en Invoice2go is afhankelijk van de eigenaar. Als jij er niet bent, staat alles stil.
Een hondenhotel met een eigen digitaal platform:
- Draait door, ook als jij er niet bent
- Schaalt, meer honden zonder meer personeel
- Heeft data, over klanten, boekingen, omzet, seizoenspatronen
- Is professioneel, klanten ervaren een modern bedrijf
- Is overdraagbaar, als je ooit verkoopt, is het platform onderdeel van de bedrijfswaarde
De investering betaalt zichzelf terug in minder fouten, meer boekingen, en uren die je terugkrijgt.
Uitbreidingsmogelijkheden
Section titled “Uitbreidingsmogelijkheden”Het platform is modulair opgebouwd. Naast de basisfunctionaliteit zijn er uitbreidingen die op elk moment kunnen worden toegevoegd. Niets is verplicht, alles is optioneel.
- WhatsApp berichten
- Visa en Mastercard (Sentoo Cards)
- Foto’s tijdens verblijf
- Wachtlijst bij volzetting
- Verzorgingsregistratie
- Bath & Brush
- Seizoensprijzen
- CSV export voor de boekhouder
- Audit log
Meer details: Extra Features